Специалист по кадрам

набор отсканированной машинопечатной или рукописной литературы

Принятие и регистрация корреспонденции
В соответствии с резолюцией руководителя передача документов на исполнение
Ведение картотеки учета прохождения документов, осуществление контроля за их исполнением, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам
Отправка исполненной документации по адресатам
Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива. Подготовка и сдача в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив. Подготовка и сдача отчета в пенсионный фонд.

Осуществление в установленном порядке приема материалов для печатания. Печатание с рукописных, электронных и печатных оригиналов на компьютере. Печатание под диктовку. Осуществление учета печатных работ и выдачу отпечатанных документов. Перепечатывание документов, если в них при печатании допущено большое количество ошибок, исправлений, подчисток и других дефектов. Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя. Доставка деловых бумаг, пакетов, писем, книг и т.п. по назначению и указанию вышестоящего работника, а также получение их и доставка от других организации. Запись рассылаемых и получаемых деловых бумаг в рассыльную книгу. Отправка корреспонденции в почтовом отделении. Замещение инспектора по кадровой работе. Замещение секретаря главы МО «город Северобайкальск».

Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя управления или его подразделений. Получение для руководителя информации от работников подразделений, вызов их по его поручению. Организация телефонных переговоров руководителя. Принятие и передача телефонограммы, запись в отсутствие руководителя принятых сообщений и доведение их до его сведения. Осуществление работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведение и оформление протоколов. Обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя. Передача и прием информации по факсу и телефону. Ведение делопроизводства, принятие поступающей на имя руководителя
корреспонденции, осуществление ее систематизации в соответствии с принятым в управлении порядком и передача после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Слежение за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Прием документов на подпись руководителю. Организация приема посетителей. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив. Активная работа с сотрудниками управления и подведомственных учреждений